倍特人儿竟然有这样的秘密？！

倍特的秘密

文件层级太深

比如说一个销售数据 Excel 文件存放在「D 盘 – 2017 年 – 大灵通项目 – 西大街门店 – 月报表」这个目录下，看上去一层一层很清晰对吧？但除非你是处女座，否则会很快失去耐心，随便一放就算了。

按文件类型整理归档

Windows 操作系统默认的分类是：我的文档、我的音乐、我的视频……这样按照文件类型归类适合个人电脑，而不是工作电脑。工作电脑里可能 90% 的文件都在「我的文档」里面，所以这样分类就失去了意义。

一个文件有多个版本

你要找一个「2016 工作总结.doc」文件，通过文件搜索发现桌面有 1 个、D 盘有 1 个、邮箱附件还有 1 个，那么问题来了：到底哪一个才是最终版本呢？难道要比较最后修改日期？累死了！

很多文件都放在电脑里

从微信、邮件附件、QQ、钉钉等各种渠道收到的文件因为还不知道怎么归类，或者要进行下一步的处理，所以都放到桌面。可是突然电脑无法启动了，技术支持部门的人说要格式化 C 盘重装系统，这一下就悲剧了，因为桌面文件夹恰好就在 C 盘，崩溃 ing。

横向分类，运用MECE原则

工作性质不同分类的方式也不一样，比如

按客户分

按项目分

但这都要遵循一个原则：MECE原则，这是芭芭拉·名托在《金字塔原理》这本书里提到的分类原则。

MECE，是 Mutually Exclusive Collectively Exhaustive，中文意思是「相互独立，完全穷尽」。也就是对于一个重大的议题，能够做到不重叠、不遗漏的分类，而且能够藉此有效把握问题的核心，并解决问题的方法。

比如对这个世界上的人进行分类：

无重复，有遗漏：

老年人+中年人+青年人，遗漏了小孩、婴儿等

有遗漏，有重复：

成年人+男人，遗漏了小女孩，而且成年人中包含了男人

有遗漏，有重复：

男性+女性+小孩，男性包含了小男孩，女性包含了小女孩

无遗漏，无重复：

男性+女性

尝试使用MECE原则，你可以试着用笔纸先对文件夹进行分类，然后再开始整理。

建立行动导向的桌面文件夹

了解了文件的分类方法，那么电脑桌面要放些什么？那些 QQ、微信、钉钉、邮件里的临时文件存放到哪？每一个文件的背后实际上就代表着一件待办事项，比如说财务预算表，其实代表着「审核一下预算是否合适」这件事，所以我建议在桌面建立三个文件夹，你可以看到这三个文件夹都是以行动为导向的：

Inbox：各个渠道来的临时文件，或者需要处理还未处理的文件，都放到 Inbox 文件夹里，每天下班前清理一次这个文件夹，当开始着手处理这件事时，就挪到「进行中」文件夹；

进行中：正在修改、正在回复、等待反馈结果的文件，都放在这个文件夹，完成后，就放入「归档」文件夹；

归档快捷方式：通过它可以立刻打开你的「工作文件夹」，把解决掉的文件归档到相关目录下。